Как найти помощника руководителя

Вместе с развитием и расширением бизнеса руководитель обрастает новыми обязанностями, которые требуют его повышенного внимания и времени. Однако не все из них бывают напрямую связаны с успехом компании, поэтому директору важно научиться делегировать дела персональному помощнику. Хороший ассистент способен не просто помогать в решении большого количества задач, а стать “правой рукой” и позволить достичь профессиональных вершин.

Потребности в помощнике могут возникнуть по разным причинам. Самыми распространенными являются:

• Рост компании. При появлении новых направлений деятельности компании у руководителя может не хватать времени на контроль всех ключевых точек в каждом блоке работы.
• Множество задач. Когда все или большинство рабочих процессов лежит на руководителе — это может привести к снижению эффективности, проблемам в личной жизни и профессиональному выгоранию.
• Поддержание имиджа. Статус руководителя играет важную роль в деловых кругах, поэтому решение организационных вопросов, общение с клиентами или партнерами и другие мелкие обязанности лучше доверить ассистенту.

Вне зависимости от конкретной причины, появление такого сотрудника принесет исключительно положительные результаты. Передав рутинные вопросы помощнику, руководитель сможет найти время на решение стратегически важных задач, а также улучшить свое ментальное состояние.

Несмотря на большое количество преимуществ личного ассистента, многие руководители не решаются на его наем, ссылаясь на трудный поиск, нехватку времени, долгое обучение, большие финансовые затраты и другие причины. Это неудивительно, поскольку хороший помощник должен быть “своим”, то есть обладать определенными качествами, подходить по моральным принципам и иметь схожие с директором подходы к работе. Конечно, кандидатов не “отсеивают” по субъективным признакам, но наличие общих взглядов позволит сделать сотрудничество более эффективным. Выделяют несколько основных hard и soft skills помощника руководителя.

Исполнительность
Важно, чтобы ассистент серьезно и ответственность подходил к задачам любого масштаба: от назначения встречи до составления графика командировки. Например, бронировании отеля следует не только выбрать номер, но и продумать дополнительные услуги, трансфер, деловую и развлекательную программы и другие нюансы. Также немаловажно учитывать такие качества, как пунктуальность, внимательность и аккуратность в выполнении профессиональных обязанностей.

Компетентность
Если бизнес имеет определенную специфику, например, сотрудничество с международными компаниями, строительство дорог или рекламное производство, помощник должен соответствовать некоторым требованиям: владение иностранным языком, высшее образование или релевантный опыт работы. Это позволит сотруднику быстрее справляться с задачами и вникать в деловые процессы, не прибегая к частой помощи руководителя.

Обучаемость
Это ключевой навык, связанный с умением сотрудника быстро схватывать информацию, сразу применять новые знания на практике и эффективно справляться с обязанностями, которые он раньше не выполнял. Опять же, чем больше задач помощник решает без лишних вопросов, тем лучше для руководителя.

Коммуникабельность
Возможность находить общий язык с людьми разного статуса, умение располагать к себе окружение и способность правильно выражать свои мысли помогают продуктивно вести работу, подчеркивать имидж руководителя или компании и разрешать любые конфликтные ситуации. В этом контексте не менее важны грамотная речь, широкий словарный запас и эрудированность.

Гибкость
Работа личным помощником предполагает постоянное “следование” за начальством и решение самых различных вопросов. Поэтому сотрудник должен уметь подстраиваться под любые обстоятельства, эффективно действовать в критических ситуациях и находить альтернативные варианты в случае неудачи в чем-либо.

Первым шагом поиска будущего работника является отбор претендентов. Сделать это можно с помощью просмотра резюме на онлайн-площадках, рекомендаций от коллег или создания собственной вакансии. Однако перед этим важно составить портрет “идеального” помощника, чтобы отслеживать нужные факторы в резюме соискателей. Требования могут касаться определенного опыта или квалификации, высшего образования, ожиданий по зарплате и других пунктов.

Выбирая кандидатов, следует оценить срочность вакансии и финансовые возможности компании: можно либо взять человека с меньшими навыками и постепенно вводить его в курс дел, увеличивая зарплату в процессе расширения обязанностей, либо сразу нанять специалиста за более высокую оплату труда.

После изучения и отбора анкет необходимо провести собеседование с кандидатами в очном или удаленном формате. На встрече руководитель в первую очередь рассказывает информацию о компании: направление деятельности, обязанности ассистента, условия работы и другие особенности. Затем стоит попросить соискателя рассказать о своем карьерном опыте, а именно:

• достижения на прошлых местах работы;
• какие главные успехи в карьере;
• чем заинтересовала вакансия;
• есть ли какие-либо ожидания от будущей работы.

В процессе собеседования важно обращать внимание на наличие важных для вас и обязательных для работы качеств: отсутствие опоздания, связная и грамотная речь, прямые и честные ответы на вопросы, мнение о предыдущих работодателях, частота смены компаний, первое впечатление и так далее. Завершить интервью можно небольшим тестовым заданием, например, попросить кандидата оформить отчет за квартал, проанализировать данные о продвижении товаров или найти типографию с определенными услугами. Так получится оценить смекалку, ответственность и умение структурировать и преподносить информацию.

На предварительный испытательный срок продолжительностью до 5 дней можно пригласить одного или нескольких претендентов. Этот период поможет проверить навыки и способности потенциального сотрудника, а также убедиться, что его компетенции подходят компании. Как правило, на тестовой неделе кандидатов загружают средним объемом задач, не требующих высокой квалификации, и назначают наставника. Реальные обязанности позволят руководителю увидеть в человеке истинное отношение к работе, результативность, желание быть полезным компании и обучаться новому. После завершения тестового периода следует, в том числе, выслушать мнение второй стороны и уточнить о намерении продолжить работу в компании.

В зависимости от масштаба и специфики компании помощник руководителя может выполнять разноплановые задачи:

• планировать и организовывать встречи — составлять график/расписание, бронировать площадки, согласовывать дату и время и так далее;
• отвечать на звонки и электронные письма — сообщать руководителю полученную информацию при занятости руководителя;
• собирать и структурировать информацию — составлять отчеты или готовить презентации;
• управлять документооборотом — организовывать хранение, отправку, систематизацию документов;
• координировать команду — распределять задачи между сотрудниками в период отсутствия руководителя;
• следить за расписанием — фиксировать встречи в графике и напоминать о деловых событиях;
• организовывать командировки — бронировать билеты и отели, собирать необходимые для деловых поездок документы и вести финансовую отчетность.

Это примерный список обязанностей, поскольку главная цель помощника — освободить руководителя от рутины и повседневных задач, чтобы он сосредоточился на стратегическом управлении и принятии ключевых решений для развития бизнеса.

Даже самый опытный человек может растеряться на новом рабочем месте, если “забросать” его задачами без каких-либо объяснений. Поэтому организация работы помощника должна проходить постепенно и с регулярной обратной связью. Также важно позволить новому члену команды задавать уточняющие вопросы, объяснить принципы приоритизации обязанностей, сообщить о дедлайнах и ожидаемом результате, а еще познакомить с коллективом и корпоративной культурой, чтобы повысить мотивацию сотрудника.

Понять, насколько результативен помощник, помогут несколько критериев. Во-первых, это уровень загруженности руководителя — если после найма сотрудника работать стало проще, а важные показатели компании, как минимум, не стали хуже, то это уже положительный результат. Во-вторых, можно попросить помощника составлять отчеты о проделанной работе, сначала они могут быть еженедельными, а после испытательного срока — ежемесячными. Статистика позволит оценить как продуктивность работника на новой должности, так и сэкономленное время руководителя.

Также возможно применение KPI (ключевых показателей эффективности), среди которых могут быть:

• оперативность и точность выполнения задач;
• качество проделанной работы, подготовленных документов или собранных материалов;
• своевременность обработки входящих звонков или электронных писем;
• грамотность управления рабочим расписанием руководителя;
• отсутствие проблем при организации встреч, мероприятий или поездок.