Как найти личного
ассистента

Предприниматели часто сталкиваются с нехваткой времени. Рутинные задачи занимают значительную часть рабочего дня. В результате у руководителя просто не остается времени для решения более важных и стратегических вопросов, которые влияют на развитие бизнеса. Наличие личного ассистента позволяет предпринимателям делегировать однотипные и простые задачи, а самим сосредоточиться на том, что действительно необходимо для роста компании и достижения долгосрочных целей.

Решение этого вопроса лучше начать с ведения собственного дневника. В течение недели фиксируйте, на что именно у вас уходит время. Так вы увидите реальную картину ежедневных дел, что упростит составление списка задач для делегирования. В перечень могут войти следующие поручения:

• Готовить отчеты и работать с документами;
• Обрабатывать входящие сообщения и вести переписки;
• Составлять расписания встреч и звонков;
• Организовать командировки и мероприятия.

После того как список задач составлен, задайте себе несколько вопросов:

• Мне необходим ассистент на полный рабочий день или только на пару часов?
• Нужно ли, чтобы помощник всегда был рядом, или задачи можно решать удаленно?
• Бывают ли срочные поручения, которые необходимо выполнить вне рабочего времени?

Если вам нужен ассистент, доступный 24/7, будьте готовы предложить ему существенную компенсацию. Человек, который жертвует личным временем ночью или в выходные, ожидает соответствующего вознаграждения.

Этот шаг сократит количество неподходящих заявок. Вот несколько ключевых моментов, которые стоит учитывать:

• Опыт работы. Если вы ищете человека для выполнения сложных задач, допустим, управления проектами или взаимодействия с партнерами, обратите внимание на кандидатов с опытом в аналогичных должностях. Однако некоторым руководителям проще нанять новичка и обучить его по собственным стандартам.
• Навыки. Подумайте, какими скилами должен обладать кандидат. Например, если у вас много международных контактов, главным требованием к ассистенту станет уверенное владение иностранными языками.
• Личные качества. Помощник будет находиться рядом с вами практически ежедневно, выполняя разнообразные поручения. Поэтому некоторые личные качества важнее, чем профессиональные. Например, надежность и ответственность ассистента позволит вам не контролировать его постоянно.

Описание вакансии — это первое, с чем сталкивается кандидат, поэтому оно должно быть максимально ясным и привлекательным. Ваша задача — не только описать обязанности и требования, но и заинтересовать соискателей, а также отсеять тех, кто не подходит. Примерная структура вакансии:

• Краткая суть позиции. Здесь важно сразу сообщить, что вы ищете личного ассистента и указать основные цели этой должности.
• Рассказ о себе. Это поможет кандидату создать картину, как выглядит ваш бизнес и какова культура компании.
• Перечисление задач. Далее опишите круг обязанностей ассистента. Это позволит соискателю четко представить, как будет строиться его рабочий день.
• Как выглядит идеальный кандидат. Обозначьте не только требования к навыкам и опыту, но и личные качества, которые помогут человеку быть эффективным на этой позиции.
• Как откликаться. Завершите описание вакансии указанием, куда направить резюме и в каком виде. Это позволит вам оценить умение кандидата следовать инструкциям.

Самыми популярными считаются онлайн-платформы для поиска работы, например, HeadHunter и Superjob. На сайтах есть возможность отслеживать и фильтровать отклики, а также просматривать резюме активных соискателей, которые сами находятся в поиске.

Другие площадки для подбора помощника — социальные сети и профессиональные сообщества. Набирают популярность Телеграм-каналы с вакансиями. Их преимущество в том, что связаться с соискателем можно сразу в мессенджере.

Еще один надежный вариант — рекрутинговое агентство или HR-специалист. Обратившись к экспертам в области найма, вы можете не тратить время на просмотр анкет и долгие беседы с кандидатами.

Тестовое задание — это самый важный шаг при отборе личного ассистента. Оно помогает оценить профессиональные навыки кандидата, его подход к работе, способность принимать решения и организовывать свое время. Однако тестовое должно быть максимально приближено к реальным поручениям. Можно подготовить два задания, которые позволят проверить наиболее важные для вас навыки, например, внимательность и умение быстро вникать в новую тему или программу.

От грамотного ассистента зависит ваша продуктивность и способность сосредоточиться на стратегически важных задачах. Поэтому не стоит жалеть времени на проверку каждого тестового. Выполненные задания оцените по разным критериям: «скорость», «грамотность», «внимание к деталям», «инициативность» и «умение работать в условиях многозадачности».

Кандидатов, которые прислали понравившиеся тестовые, можно смело приглашать на интервью. Определите для себя и договоритесь с соискателями, как удобно встретиться: онлайн или очно.

• Почему вы ушли с предыдущего места работы? Плохой знак, если кандидат негативно отзывается о бывших коллегах и руководителе. Это может говорить о том, что человек перекладывает ответственность на других.

• Какие проблемы возникали, и как вы с ними справлялись? Ответ на этот вопрос покажет способность соискателя решать сложные задачи и работать в стрессовых условиях.

• Чем вы занимались на предыдущем месте? Из ответа вы сможете понять, как человек формулирует собственные достижения и описывает свою роль у прошлого работодателя.

• Каковы зарплатные ожидания? Здесь все просто: если у кандидата заниженные или завышенные требования, это значит, что он не в курсе рыночных мерок или не может разумно оценить свои навыки и опыт.

Также попросите рассказать о себе или, наоборот, предложите задать вам вопросы. Так вы сможете увидеть уровень заинтересованности соискателя в позиции и подготовку к собеседованию.

Ассистент будет тесно взаимодействовать с вами, поэтому важно доверие и хорошее взаимопонимание. Выберите того, с кем комфортнее общаться. Также обратите внимание на соответствие ценностей кандидата вашим и корпоративной культуре компании. Ассистент, который разделяет принципы и подходы к работе, быстрее адаптируется и будет действовать в интересах бизнеса, понимая ожидания с полуслова.

Стажировка — это заключительный этап найма помощника. Она выгодна как кандидату, так и руководителю. Ассистенту стажировка позволяет глубже погрузиться в задачи и адаптироваться к корпоративной культуре. Также он сможет понять, насколько работа соответствует его ожиданиям и возможностям. Руководителю стажировка помогает оценить нового сотрудника и выявить его сильные и слабые стороны.